Кадровый аудит в Казахстане: что проверяют и как подготовиться

Зачем компании кадровый аудит

Кадровый аудит — проверка документов и процессов, связанных с трудовыми отношениями. Он помогает понять, какие документы отсутствуют, где сведения противоречат друг другу и что нужно исправить в первую очередь. Результат полезен руководителю, когда из него понятно следующее действие, ответственный и основание для исправления.

Поводом может стать смена кадровика, рост штата, переход на внешнее сопровождение или обнаруженные ошибки. Компания сама определяет управленческую потребность в такой проверке. Ее не следует смешивать с государственной проверкой или считать гарантией отсутствия трудовых споров.

Что проверяют при кадровом аудите

• Наличие и содержание трудовых договоров, подписей и дополнительных соглашений
• Связь приказов с основаниями и фактическими кадровыми событиями
• Оформление отпусков и достоверность учета их использования
• Учет фактически отработанного времени и согласованность режимов работы
• Локальные акты, применимые к работе компании
• Соответствие сведений ЕСУТД договорам и изменениям
• Доступность оригиналов, порядок хранения и обращения с персональными данными

До начала работы согласуйте период, подразделения, численность и способ проверки. Выборка позволяет оценить отдельные процессы, но ее выводы нельзя безоговорочно распространять на документы, которые не проверялись. Проверка охраны труда и расчетов с работниками требует отдельного согласования объема и специалистов.

Как подготовиться к проверке

Соберите список работников, договоры и соглашения, кадровые приказы с основаниями, документы учета времени, документы по отпускам, локальные акты и доступные сведения ЕСУТД. Передавайте документы по согласованному защищенному каналу; доступ должен соответствовать задаче проверки.

Не исправляйте неизвестные ошибки наугад перед аудитом. Лучше сообщите, где есть пробелы, какие папки недоступны и какие события еще не оформлены. Сохраните исходные версии: это поможет понять причину расхождений.

Полезно отдельно описать фактическую работу: есть ли смены, совместительство, дистанционная работа, частые переводы. Без этой информации проверяющий может увидеть аккуратный шаблон, который не подходит компании.

Как должен выглядеть полезный результат

Например, недостаточно написать «договоры требуют доработки». Нужно показать, какое условие отсутствует или не соответствует фактической работе, как это установлено и что требуется для корректного оформления.

Что делать после аудита

Разделите результаты на текущие срочные вопросы, исправления по действующим сотрудникам и работу с архивом. Затем согласуйте план и назначьте ответственных. Для части изменений потребуется участие работника; исправление внутренней таблицы не заменяет оформление соглашения.

Если пробелов много, переходите к восстановлению кадрового делопроизводства. После исправлений нужен текущий контроль: кто оформляет новые события и как проверяется завершение задачи.

Частые вопросы

Аудит сразу включает исправление документов?

Это зависит от согласованного объема. Проверка, подготовка плана и восстановление документов — разные этапы; их состав нужно определить до начала работы.

Можно ли проверить все только по сканам?

Сканы удобны для первичного анализа. Если важны оригиналы, подписи или полнота архива, потребуется отдельная проверка этих обстоятельств.