Кадровое делопроизводство в Казахстане: что входит в КДП

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство, или КДП, — это оформление и учет трудовых отношений: от приема сотрудника до прекращения договора. Для руководителя его задача проста: условия работы должны быть понятны, документы — соответствовать фактической ситуации, а кадровые действия — выполняться вовремя.

Папка с шаблонами сама по себе эту задачу не решает. Если сотрудник сменил должность, но договор остался прежним, или отпуск согласовали в переписке, но не оформили, между документами и работой компании появляется разрыв.

Что входит в КДП

Это карта процессов для проверки, а не универсальный перечень обязательных форм. Состав документов зависит от условий труда, режима работы и событий в компании. Например, сменный режим требует своего оформления; его нельзя описать шаблоном для обычной пятидневной недели.

Какие требования закреплены в законодательстве

Статья 33 Трудового кодекса РК предусматривает письменный трудовой договор с подписями сторон и хранение экземпляра у каждой стороны. Допускается электронный документ, удостоверенный ЭЦП. По статье 34 прием оформляется актом работодателя на основании заключенного договора.

Статья 79 обязывает учитывать фактически отработанное время; форму и порядок учета определяет акт работодателя. Статья 93 регулирует очередность ежегодных оплачиваемых отпусков: по утвержденному графику с учетом мнения работников либо вне графика по соглашению сторон.

Внесение сведений в ЕСУТД — отдельная операция. Запись в системе не заменяет надлежащее заключение договора. При проверке сопоставляют обе части: документ и сведения о нем.

Кто должен вести кадровые документы

В небольшой компании текущие задачи могут поручить сотруднику или передать внешнему исполнителю. В любом случае руководителю нужно определить, кто собирает основания, готовит документы, согласовывает изменения и контролирует сроки. Решения работодателя и подписи уполномоченных лиц нельзя заменить устной договоренностью с исполнителем.

Учет рабочего времени и отпусков связан с расчетами, поэтому кадровая функция взаимодействует с бухгалтерией. При этом кадровое сопровождение и расчет зарплаты — разные задачи: их объем следует согласовать отдельно.

С чего начать проверку в своей компании

1. Составьте список действующих сотрудников и сопоставьте его с договорами
2. Проверьте последние приемы, изменения условий и увольнения
3. Сверьте учет времени и отпуска с оформленными основаниями
4. Сопоставьте сведения ЕСУТД с действующими документами
5. Определите место хранения оригиналов и ответственного за каждый процесс

Если документов мало, но отношения оформлены последовательно, достаточно наладить текущий порядок. Если обнаружены пропуски и противоречия, сначала полезен кадровый аудит, а затем — план исправлений.

Частые вопросы

Нужен ли отдельный кадровик небольшой компании?

Организацию работы выбирают с учетом числа сотрудников и сложности процессов. Небольшой штат не отменяет требований к оформлению трудовых отношений.

Можно ли обойтись готовыми шаблонами?

Шаблон помогает подготовить документ, но его условия нужно проверить под конкретную ситуацию. Он не подтверждает, что предыдущие кадровые события оформлены правильно.