Кадровик увольняется: как передать дела и сохранить порядок

Что сделать в первую очередь

Когда кадровик увольняется, главная задача руководителя — сохранить непрерывность работы. Нужно понимать, где находятся документы, какие события еще не оформлены и кто принимает новые задачи. Даже аккуратно переданные папки не помогут, если отпуск начинается завтра, а ответственное лицо не назначено.

Если сотрудник еще работает, согласуйте передачу дел и принимающего. Если уже ушел, зафиксируйте доступные документы и системы, назначьте временного ответственного и начните инвентаризацию. Не подписывайте подтверждение полной передачи, если содержание папок фактически не проверено.

Что включить в передачу дел

• Список действующих работников и местонахождение договоров и соглашений
• Кадровые приказы, основания к ним и реестры
• Учет времени за текущий период и порядок получения данных
• Документы по отпускам, использованные дни и неподтвержденные остатки
• Локальные акты, рабочие шаблоны и порядок их применения
• Состояние сведений ЕСУТД и незавершенные операции
• Запросы работников, уведомления и задачи с ближайшими сроками
• Места хранения, резервные копии и права доступа

Остаток отпуска в таблице — отправная точка для сверки, а не безусловное подтверждение. Проверьте, какой рабочий период учтен и какие отпуска подтверждены документами. Отдельно отметьте строки, которые требуют уточнения.

Как составить реестр и акт передачи

Реестр передачи — практический инструмент контроля. Укажите наименование материалов, период, количество или расположение файлов, формат, принимающего и замечания. Например: «договоры действующих работников — 18 оригиналов; по двум работникам найдены только сканы».

В акте зафиксируйте, что действительно передано и какие ограничения обнаружены. Общая формулировка «все дела переданы» не объясняет ни состояние архива, ни открытые вопросы. Передача материалов сама по себе не означает проверку законности каждого документа.

Дополнив реестр списком незавершенных задач, вы получите рабочий план: событие, срок, текущее состояние, следующее действие и ответственный. Такой список полезнее перечня файлов без контекста.

Как передать доступы

Организуйте доступ принимающего через предусмотренные системой роли и полномочия. Не превращайте передачу дел в обмен личными ключами ЭЦП и общими паролями. Права прежнего сотрудника пересмотрите в соответствии с прекращением его полномочий; предварительно убедитесь, что у компании сохраняется доступ к рабочим материалам.

Договоры и кадровые файлы содержат персональные данные. Для их передачи определите правовое основание, круг получателей и защищенный способ обмена. Не отправляйте полный архив всем участникам переписки только ради удобства.

Как работать после ухода кадровика

В первые дни проверьте ближайшие приемы, увольнения, отпуска и сроки оформления текущих событий. Затем сверяйте список сотрудников с документами и сведениями ЕСУТД, постепенно расширяя проверку на прошлые периоды.

Руководителю нужно выбрать устойчивую организацию работы: внутренний специалист, внешнее сопровождение или распределение задач с понятными полномочиями. Критерий — не только наличие исполнителя, но и способ контроля завершенных действий.

Если при передаче обнаружены пропуски, начните с проверки кадровых документов. При значительных потерях потребуется восстановление КДП. Передача дел помогает увидеть проблему, но не исправляет ее автоматически.

Частые вопросы

Нужно ли проверять документы, если кадровик передал все папки?

Да, разумно проверить комплектность и незавершенные задачи. Наличие папок не подтверждает соответствие документов фактическим событиям.

Можно ли сразу передать задачи бухгалтеру?

Возможно организовать работу таким образом, если определены компетенции, нагрузка и полномочия. Нужно отдельно решить, кто контролирует кадровое оформление и кто выполняет расчеты.