Нет штатного кадровика
Кадровые вопросы ведёт руководитель, бухгалтер, офис-менеджер или обязанности распределены между несколькими сотрудниками
HR-Office · кадровый аутсорсинг
Кадровый порядокбез штатного HR
Проводим кадровый аудит, восстанавливаем и выстраиваем кадровое делопроизводство (КДП), берём на себя регулярную кадровую работу. Работаем как с компаниями без кадрового специалиста, так и с теми, кому нужен независимый аудит или дополнительная поддержка в кадровых вопросах
Для малого и среднего бизнеса Казахстана
01
Кадровый аудит
Проверим документы, процессы и кадровые риски
02
Постановка и восстановление КДП
Приведём документы в порядок и выстроим кадровые процессы
03
Кадровое сопровождение
Возьмём регулярные кадровые задачи на сопровождение
Типовые ситуации
Когда стоит подключить HR-Office?
Необязательно ждать кадровых проблем или нанимать отдельного специалиста. HR-Office может взять кадровую работу на себя, провести независимую проверку или усилить действующего специалиста
Кадровый специалист ушёл
Нужно быстро подхватить текущие процессы, не потерять сроки и сохранить порядок в кадровых документах
Компания выросла
Сотрудников и кадровых операций стало больше, а прежний способ ведения документов уже не справляется с новым объёмом
Кадровые документы требуют восстановления
Часть документов отсутствует, содержит ошибки или оформлена несистемно — нужно восстановить порядок и устранить накопленные пробелы
Нужен независимый аудит
Кадровый специалист есть, но собственнику или руководителю важно объективно понять состояние КДП и существующие риски
Нужно усилить кадровую работу
Действующему специалисту не хватает ресурса, нужно выстроить процессы, систематизировать работу или передать часть операций HR-Office
Не уверены, с чего начать? Разберём текущую ситуацию и предложим подходящий вариант работы
Обсудить ситуациюУслуги HR-Office
Три варианта работы — от аудита до сопровождения
Можно начать с разовой проверки, привести КДП в порядок или передать HR-Office регулярную кадровую работу
01Разовая услуга
Кадровый аудит
Проверим состояние кадрового делопроизводства и покажем, что требует внимания в первую очередь. По итогам дадим понятную картину КДП и план дальнейших действий
- проверка кадровых документов и обязательных процессов
- выявление ошибок, пробелов и кадровых рисков
- проверка сроков и корректности кадровых процедур
- оценка работы с HR Enbek и другими кадровыми системами
- рекомендации и приоритетный план исправлений
02Проектная работа
Постановка и восстановление КДП
Приведём кадровые документы в порядок и выстроим понятную систему работы. Если КДП создаётся с нуля — поможем организовать его с самого начала
- восстановление и корректировка кадровых документов
- настройка кадровых процессов и порядка работы
- штатное расписание и организационная структура
- положения, регламенты и должностные инструкции
- организация работы с 1С ЗУП, HR Enbek и другими системами
03Постоянная услуга
Кадровое сопровождение
Берём регулярную кадровую работу на себя: оформляем операции, контролируем документы и сроки и поддерживаем КДП в актуальном состоянии
- приём, перевод, отпуск, изменение условий и увольнение
- кадровые документы, табели, графики и реестры
- работа с HR Enbek и кадровыми информационными системами
- контроль сроков и обязательных процедур
- кадровая отчётность
- консультации по текущим кадровым ситуациям
Не предлагаем лишних услуг. Состав работ определяем по состоянию документов, кадровым процессам и задачам компании
Что получает компания?
Не просто кадровые документы.
Системная кадровая работа
Задача HR-Office — не просто подготовить документы, а выстроить понятный порядок работы с кадровыми процессами, сроками и ответственностью
Порядок
Документы и кадровые операции ведутся по единому порядку и не зависят от памяти одного сотрудника
Контроль
Обязательные кадровые действия и сроки не выпадают из внимания
Прозрачность
Руководитель понимает состояние КДП, видит риски и знает, какие действия требуются
Фокус команды
Руководитель, бухгалтер и другие сотрудники меньше отвлекаются на непрофильные кадровые задачи
Гибкость при росте
Объём сопровождения можно увеличивать по мере роста компании, не расширяя штат заранее
HR-Office — кадровая работа как сервис. Компания получает необходимую экспертизу и поддержку без обязательного расширения внутренней HR-команды
Основатель HR-Office
Практический опыт в HR,
на котором построен HR-Office
Основатель HR-Office — Яна Исаханова, HR-практик с опытом более 15 лет в HR, в том числе 8 лет на руководящих HR-позициях — от руководителя отдела кадров до HR-директора
Профессиональный путь начался с кадрового делопроизводства и продолжился управлением HR-функцией. Основная экспертиза — постановка и восстановление КДП, систематизация кадровых процессов и выстраивание кадровой работы в компании. Практический опыт включает фармацевтику, логистику, телекоммуникации и ритейл в компаниях с филиальной и распределённой структурой
КДП и кадровый аудитПостановка и восстановление КДПРегламенты и нормативные документы1С ЗУП и электронный документооборотФилиалы и распределённые структуры
HR-Office работает как внешний кадровый партнёр компании. При необходимости под конкретные задачи подключаются профильные специалисты
Кадровые риски
Кадровые требования меняются. Ответственность остаётся у работодателя
Кадровая работа — это не только документы. Важно учитывать сроки, обязательные процедуры, государственные системы и изменения требований к работодателю
Изменения требуют внимания
Новые требования нужно вовремя отслеживать, правильно понимать и учитывать в кадровой работе
Электронные системы — часть КДП
HR Enbek, государственные сервисы и внутренние информационные системы становятся частью регулярной кадровой работы
Ошибки повышают риски
Пропущенные сроки, некорректные сведения и несистемное оформление документов могут привести к проблемам для работодателя
Поэтому КДП должно работать как система: документы, сроки, процессы и цифровые инструменты должны быть согласованы между собой
Как мы работаем
От первого разговорадо кадрового порядка
Сначала понимаем, как сейчас устроена кадровая работа и что именно нужно решить. Затем согласовываем задачи, порядок взаимодействия и дальнейшие шаги
01
Разбираемся в задаче
Уточняем численность и структуру компании, как ведётся кадровая работа, кто за неё отвечает, какие системы используются и где требуется помощь
02
Определяем решение
Решаем, нужен ли кадровый аудит, восстановление или постановка КДП, регулярное сопровождение либо сочетание нескольких услуг
03
Согласовываем порядок работы
Фиксируем задачи, ожидаемый результат, порядок взаимодействия, необходимые доступы, ответственность сторон, сроки и стоимость
04
Выполняем и сопровождаем
Проводим аудит, восстанавливаем документы, выстраиваем кадровые процессы или берём регулярную работу на сопровождение — в соответствии с согласованными задачами
Не знаете, с чего начать?
Обсудить задачуОпишите задачу — разберёмся в ситуации и предложим подходящий первый шаг
Экспертиза HR-Office
Ключевые направлениякадровой работы
Экспертиза HR-Office охватывает как ежедневное кадровое делопроизводство, так и восстановление документов, настройку процессов и решение сложных кадровых задач
Практика
От ежедневного КДП до выстраивания кадровой системы
01
Полный цикл кадрового делопроизводства
02
Кадровый аудит и восстановление документов
03
Постановка и оптимизация кадровых процессов
04
Штатное расписание и организационная структура
05
Должностные инструкции, положения и внутренние регламенты
06
1С ЗУП, HR Enbek и государственные кадровые системы
07
Приём, перевод, отпуск, изменение условий труда и увольнение
08
Сложные кадровые ситуации и трудовые споры
Частые вопросы
Что обычно спрашиваютдо начала работы
Если вашей ситуации нет в списке, расскажите о ней на первичной консультации
Подойдёт ли HR-Office компании, если сотрудников совсем немного?
Да. Небольшим компаниям часто не нужен отдельный кадровый специалист на полный рабочий день. Состав работ можно определить с учётом количества кадровых операций, состояния документов и задач компании
Можно ли работать с HR-Office, если у нас уже есть кадровик?
Да. HR-Office может работать не только вместо штатного кадрового специалиста, но и вместе с ним: провести независимый аудит, помочь восстановить документы, настроить процессы или временно взять на себя часть нагрузки
Нужно ли сначала проводить кадровый аудит?
Не всегда. Если состояние документов и кадровых процессов понятно, можно сразу обсуждать постановку отдельных процессов или сопровождение. Если есть сомнения, накопленные проблемы или кадровая работа долгое время велась без профильного специалиста, аудит помогает определить состояние КДП и приоритеты дальнейшей работы
Что делать, если кадровые документы частично утеряны или оформлены неправильно?
Сначала определяем, какие документы и сведения можно восстановить корректно, затем составляем план работ. Не всё имеет смысл оформлять задним числом — восстановление должно быть обоснованным и соответствовать фактической ситуации, а не сводиться к формальному заполнению документов
Можно ли передать HR-Office только часть кадровых задач?
Да. Можно передать отдельные кадровые операции, временно снять часть нагрузки с внутреннего специалиста или подключить HR-Office к отдельному проекту
Как организуется работа, если у компании есть 1С ЗУП?
Работу можно организовать через удалённый доступ к системе компании. Если 1С ЗУП нет, используем доступные инструменты, HR Enbek и другие необходимые кадровые системы
Нужно ли специалисту HR-Office постоянно находиться в нашем офисе?
Нет. Большинство кадровых операций можно выполнять удалённо. Выезды в офис согласовываются тогда, когда этого требуют конкретные задачи
Кто подписывает кадровые документы?
Документы подписываются уполномоченными лицами компании. HR-Office готовит документы, контролирует корректность оформления и сопровождает кадровый процесс, но полномочия работодателя остаются у клиента
Вы занимаетесь подбором сотрудников?
Основной профиль HR-Office — кадровое делопроизводство, аудит, восстановление и постановка КДП, а также регулярное кадровое сопровождение. Рекрутинг не входит в базовый перечень услуг
Как определяется стоимость сопровождения?
Стоимость зависит не только от численности сотрудников, но и от количества кадровых операций, структуры компании, состояния документов, используемых систем и состава задач. Сначала оцениваем необходимый объём работ, после чего формируем предложение
Обсудить задачу
Расскажите, как сейчасустроена кадровая работа
Опишите ситуацию в компании и выберите удобный способ связи. Мы уточним детали и предложим подходящий вариант: кадровый аудит, постановку или восстановление КДП либо регулярное сопровождение
01
Сначала разбираемся в задаче
02
Предлагаем только необходимые работы
03
Фиксируем понятный порядок взаимодействия